Proje Yönetimi Hakkında

Proje, mevcut bir ihtiyacı karşılamak amacıyla özgün bir ürün, hizmet veya sonuç elde etmek için yürütülen, başlangıç ve bitiş zamanı belirli olan çalışmalardır. Günlük iş faaliyetleri projelerden farklı olarak, devamlılığı olan, kendi içinde tekrar eden ve sürdürülen işler barındıran süreçlerdir.

Projelerin vazgeçilmezi olan zaman, maliyet ve kapsam gibi üç temel kavramın anlaşılması hayati önem taşımaktadır. Bu kavramlardan herhangi birinin proje süresince değişmesinin, diğerlerinden birini veya her ikisini de etkileyeceği gerçeği unutulmamalıdır. Zaman kavramı proje iş planında belirlenen faaliyetlerinin tamamlanması için gereken zamanı belirtmektedir. Maliyet, proje faaliyetlerinin uygulama aşamasında belli olup; kapsam sabiti, proje hedeflerini ve amaçlarını gerçekleştirmek için yürütülmesi gereken faaliyetlere ışık tutar.

Her projenin; bir proje kararı, faaliyeti veya teslim aşamasını etkileyebilen, bunlardan etkilenebilen veya etkilendiğini algılayan paydaşları veya ilgili tarafları vardır. Paydaşlar; sponsor, proje ekibi, proje çıktısı son kullanıcısı, tedarikçi, taşeronlar, hükümet, yerel topluluklar, medya, vs. olabilir. Bir projenin başlatılmasında; proje için, nakit veya ayni, mali kaynakları sağlayacak bir kişi veya gruptan oluşan, bir proje sponsoruna ihtiyaç duyulur. Projenin planlanması ve yürütülmesinden proje ekibi sorumludur. Proje ekibi, faaliyetlerini proje programına göre yürüten ekip üyelerinden ve bir proje yöneticisinden oluşur. Proje yöneticisi, projenin başarısı için tüm sorumluluğu üstlenen kişidir. Başarılı olmak için, belirli bilgi birikimine, becerilere, araçlara ve yönetim tekniklerine sahip olması gerekir.

Projeler, proje yönetimi ilkeleri kullanılmadan da tamamlanabilir. Ancak bu ilkeler kullanılırsa, zaman ve maliyet açısından etkililik daha çok artar. Proje yönetimi, Proje döngüsünün veya beş temel proje aşamasının anlaşılmasını sağlar: Başlatma, Planlama, Yürütme, İzleme ve Kontrol, Kapanış.

Başlatma aşaması, bir projeyi neden başlatmak istediğimize karar verdikten sonra başlar. Projenin başlatılması için geçerli bir nedenin olması çok önemlidir. Böylece projenin, başarılı bir

proje uygulamasıyla tamamlanacak olan hedefi veya olumlu değişikliği belirlenmiş olur. Bu aşamada, daha fazla proje planlaması için tüm temeli oluşturup; proje fizibilitesi, sponsoru, muhtemel ortakları, proje hedefleri ve en önemlisi, proje kapsamını belirlemek durumunda oluruz.

Proje kapsamı paydaşların taleplerine göre belirlenir. Bu nedenle bu taleplerin düzgün bir şekilde bir araya getirilmesi önemlidir. Talep; bir üründe, hizmette veya sonuçta paydaşların ihtiyaçlarını karşılamak için bulunması gereken bir şart veya yeterliliktir. Taleplerin alınması sürecinde, proje yöneticileri paydaşların taleplerini analiz der, zaman çizelgesini ve bütçeyi inceler. Daha sonra, beklentiler ve gerçekler arasında oluşabilecek uyuşmazlıkları belirler. Proje paydaşları projenin kapsamını anlamalı ve bu kapsama bağlı kalmalıdır. Bu durum ancak proje paydaşlarının kaliteli bir iletişim içerisinde, beraber çalışarak kapsamı belirlemeleri ile mümkündür. Paydaşların beklentilerini düzgün bir biçimde karşılamak, destekleyici olmaları açısından önemlidir, çünkü projenin başarılı- veya başarısız olduğunu bildirecek merci bu kişilerdir.

Proje gerekliliklerini belirledikten sonra, proje çıktılarını belirlememiz gerekir. Çıktılar, bir projenin gereksinimlerden doğan; projenin tamamından veya belirli bir kısmından kazanılan başarıdan dolayı üretilmesi veya elde edilmesi beklenen, ölçülebilir ve denetlenebilir verilerdir. Bir sonraki adım, projenin amacını gerçekleştirmesi için ulaşılması gerek proje hedeflerinin belirlenmesidir. Her proje hedefinin, ulaşılabilir olması için, pek çok çıktısının olması gerekir. Bir projede genellikle, projenin amacına başarı sağlayan bir ya da birden fazla hedef ve hedef(ler)e ulaşıldığın belirten çıktılar bulunur. Etkili olabilmek için, her projenin SMART kriterlerine bağlı kalması gerekir. Bu nedenle bir projenin hedeflerini belirlerken, her biri: Belirli, Ölçülebilir, Ulaşılabilir, İlgili ve Zamanla sınırlı olmalıdır.

Paydaşların gereksinimlerini öğrendikten, çıktıları ve proje hedeflerini belirledikten sonra, proje Planlama aşaması için her şey hazırdır. Bu aşamada hedeflere ve çıktılara ulaşabilmek için neyin, kim tarafından, nasıl, ne zaman ve hangi kaynaklarla yapılacağını detaylarıyla belirlemek gerekir. Gerekli bütün proje işlerini yönetilebilir birimlere ayırmak için, İş Dökümü Yapısı kullanılır. Bu Yapı, çıktıların üretilmesini, yapılacak faaliyetleri ve alt faaliyetleri hedefleyen iş paketlerinden oluşan, çıktı odaklı, hiyerarşik dağılımdır. İş Dökümü Yapısı dağılımı tamamlandığı zaman, elimizde projedeki tüm faaliyetlerin bulunduğu bir liste olur ve bu doğrultuda, projenin uygulama aşamasının sorunsuz gitmesi için her iş paketinin, faaliyetin ve alt faaliyetin sorumlularına atamasını yapmamız gerekir.

Planlama aşamasındaki bir sonraki adım proje programının hazırlanmasıdır. Proje programı bize, her bir faaliyetin ne zaman yapılması gerektiğini, bu zamana kadar nelerin yapıldığını ve hangi kısımların tamamlanması gerektiğini söyler. Programın gösterilmesinde en çok kullanılan ve kullanışlı yöntemlerden biri faaliyetlerin zamana karşı şekilde görüntülendiği Gantt şemasıdır. Çıktıların alınmasındaki gayretlerin tümü maliyet koşullarında belirtilebileceğinden dolayı, İş Dökümü Yapısı kapsamındaki tüm faaliyetlerin toplamı projenin toplam bütçesini oluşturur. Bütçe oluştururken iki ana yaklaşım vardır: Toplam bütçe maliyetinin tahmin edilmesinde yardımcı olan yukarıdan-aşağıya ve alttan-üste yaklaşımı Farklı proje maliyetleri, proje bütçesinde farklı olarak ifade edilmektedir: faaliyetlerin maliyeti, birim işçilik maliyetleri ile çoğaltılan ve materyal maliyetleri ile genişletilen iş yükü olarak açıklanmaktadır. İşçilik maliyetleri süre miktarı (mühendis günleri, adam ayları, vs.) veya mali değer (brüt işçilik maliyeti) olarak ifade edilir ve materyal maliyetleri para birimleriyle ifade edilir.

Planlama aşamasında aynı zamanda risk yönetimi veya risk azaltma süreci yer alır. Risk, olması durumunda, proje uygulamasına olumlu veya olumsuz etkide bulanabilecek bir olay veya koşuldur. Risk azaltma stratejisinin planlanmasının yanı sıra, proje ile ilgili potansiyel riskler

Erkenden analiz edilmez ve tanımlanmaz ise, proje her bir program, bütçe ve beklenen kalite açısından tamamlanabilmesi için büyük riske girecektir. Risk yönetiminde öncelikle riskleri belirlememiz, daha sonra proje hedeflerine yönelik tehditleri azaltmak ve fırsatları geliştirmek için, bunların projeye etkilerini değerlendirmemiz ve riskleri azaltmamız veya seçenekler ve eylemler geliştirmemiz gerekmektedir.

Genel planlama çıktılarının tümü (kapsam, bütçe, program, vs.) Proje planının bir parçasıdır. Bu proje planı, en azından proje ekibinin ve kilit paydaşlarının onaylaması ve kabul etmesi gereken bir belgedir.

Proje Yürütme Aşamasında, proje ekibi ve Proje Yöneticisinin dikkati proje faaliyetlerinin planlanmasından, yapılan işlere katılmaya, bu işleri gözlemlemeye ve analiz etmeye yönelir. Bu aşama aynı zamanda uygulama aşaması olarak da bilinir ve daha önceki aşamada planlanan Proje bu noktada faaliyete geçirilir.

Proje İzleme ve Kontrol Aşaması, Proje Yürütme Aşaması ile paralel gider ve böylece proje çalışmaları yürütülürken, uygun düzeyde gözetim ve düzeltici eylem uygulanarak proje izlenmiş ve kontrol edilmiş olur. Bu aşamada paydaşların izleme beklentilerinin çok önemli olduğu kısmı da unutulmamalıdır. Proje hedefleri istenilen kaliteyi karşılamak zorundadır. Bu kalite, proje kullanıcılarının ihtiyaçlarını karşılayabilirken bizlerin de altından kalkabileceği bir kalite olmalıdır. Gerekenden daha yüksek bir kalite, özellikle daha yüksek maliyetlerle sonuçlanırsa, müşterileri veya kullanıcıları memnun etmeyecektir. Dahası, gereksiz maliyetlerin düzeltilmesi mümkün değildir. Çalışmalar yürütüldükçe, bazı değişiklikler talep edilebilir. Bu değişiklikler proje kapsamının, süresinin, bütçesinin veya işlevinin değiştirilmesini talep edebilir ve Değişiklik talebi olarak adlandırılan resmi bir belgeye dâhil edilmesi gerekir.

Bir projenin başarısız olmasında pek çok neden vardır ve başarısız olan her projenin kendi içinde sorunları bulunur. Ancak genellikle bu sorunlar şu başarısızlık kategorilerine ayrılır: zaman yönetimi, maliyet yönetimi, kapsam yönetimi ve kalite yönetimi.

Proje Döngüsüne ait son aşama Kapanış Aşamasıdır. Bu aşama nihai çıktıların müşteriye sunulması, proje belgelerinin teslim edilmesi, tedarikçi sözleşmelerinin sonlandırılması, proje kaynaklarının sonlandırılması ve tüm paydaşlarla proje bitimi ile ilgili iletişim kurulması aşamalarını kapsar. Bu aşamanın sonunda, tüm paydaşlarla yapılacak bir kutlama, paydaşların projenin başarısı sonucunda kendilerini iyi hissetmeleri için gereklidir.

Yazar: Enver NEHİR | Proje ve Teşvik Danışmanı

Editör: Melike YÖRÜK | İş Geliştirme Uzmanı