Teşvik Projesi Hazırlarken Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar

İşletmelerin kamu tarafından yayınlanan hibe ve teşviklerden faydalanabilmek için hazırladıkları proje dosyasında birçok önemli noktaya dikkat etmesi gerekmektedir. Aksi taktirde işletmenizin ilgili hibe ve teşvikten faydalanamaması gibi olumsuz durumlar ile karşı karşıya kalabilirsiniz. Proje dosyası hazırlanması hususunda belirlediğimiz kritik unsurları sizin için madde madde belirledik.

Öncelikli olarak başvuracağımız teşvik veya hibe unsurunun işletmenize uygun olup olmadığı kontrol edilmelidir. Belirlenen bazı teşvik programları kısıtlı faaliyet alanlarını (nace kodu) içerebilmektedir. Bunun dışında işletmenizin ölçeği, çalışan sayınız gibi diğer hususlar da gözden geçirilmelidir.

Projenizin özet bölümünde bölümde projeyi değerlendirenler dışındaki kişilerle de paylaşılabilecek –gizli olmayan- bilgiler verilmeli, projenin amacı (çözeceği sorunlar / karşılayacağı ihtiyaçlar, beklenen çıktılar ile bunların sonuç ve etkileri...vb) ve getireceği yenilikler kısaca belirtilmelidir.

Projeyi en anlaşılır şekilde ifade edecek bir ad seçilmelidir. Projenin adı Türkçe kelimelerden oluşmalıdır. “Ar-Ge Projesi, ya da . . . Projesi” gibi ibareler, anlamlı olmayan kısaltmalar ya da özel kodlar (XCR70, Cimatriks, vb.) içermemelidir. Örneğin;  “Atık Geri Dönüşümü Ar-Ge Projesi” yerine “Atık Lastiklerin Piroliz Yöntemiyle Dönüştürülmesi”,Projedeki Ar-Ge çalışmalarının ilgili olduğu bilimsel ve teknolojik alanlar seçilmelidir. Proje çıktısının hitap ettiği alanlar ya da firmanın çalıştığı alanlarla karıştırılmamalıdır.

Önceden belirlenmiş sektörler arasından, projedeki Ar-Ge çalışmalarının yürütüldüğü sektör seçilmelidir. Önceden belirlenmiş sektörler arasından, proje çıktılarının hitap ettiği, çıktının kullanılacağı sektör seçilmelidir (Proje çıktısının birden fazla sektörde kullanılma potansiyeli varsa, çıktının en fazla hitap ettiği sektör seçilmelidir).

Kuruluşunuzun ana faaliyet alanı, başlıca ürün ve hizmetleri, kuruluşunuza rekabette avantaj sağlayan ana / öz yetkinlikleriniz (en iyi olduğunuz alanlar) ve kuruluşunuzun gelecek vizyonu ile ilgili özet bir bilgi vererek, önerilen projenin tüm bunlarla ne şekilde ilişkilendiği (projenin kuruluşunuz için stratejik önemi) açıklanmalıdır. Proje fikrini ortaya çıkaran sebepler ve projeye neden gerek duyulduğu bu alanda belirtilmelidir.

Projenin yenilikçi ve özgün yönleri vurgulanarak, önerilen ürün/süreç yeniliği ile doldurulacak teknolojik boşluklar, karşılanması istenen pazar talepleri ve proje çıktısını kuruluşunuzun benzer ürün/süreçlerinden ya da piyasadaki benzerlerinden ayıran üstün yönler kısaca açıklanmalıdır.

Projenin sağlayacağı katma değer, proje çıktısının ticarileşme potansiyeli, firma verimliliğine ve rekabet gücüne katkıları, yurt içi/dışı pazar payı beklentisi ve ithal edilen bir ürünün yerini alma olasılığı varsa kısaca açıklanmalıdır.

Proje çıktısının faaliyete geçtiğinde karşılaşılabilecek yasal zorunluluklar ve standartlar araştırılarak belirtilmelidir.

Proje çıktısı somut ve ölçülebilir başarı ölçütleri ile bunlar için hedeflenen değerlere dayalı bilgilerle, tanımlanmalıdır. Vereceğiniz tanımlar ve başarı ölçütlerinden, projenizin değerlendirilmesi esnasında yararlanılacaktır.

Projenizin başarısı, plana uygun devam edip etmediği bu ölçütlere gore belirlenecektir. Ürün projeleri için, proje çıktısı ürünün ölçülebilir teknik özelliklerine; süreç projeleri için, yeni / iyileştirilmiş sürecin meydana getireceği ölçülebilir farklara / iyileştirmelere / gelişmelere yer verilmelidir. Daha iyi, daha hızlı, daha küçük boyutlu, daha hafif, vb ölçülemeyen tanımlar kullanılmamalı, üretim hızı (adet/saat), enerji tüketimi, verimlilik yüzdesi, raf ömrü, vb. ölçülebilir değerler verilmelidir.

Proje hedeflerine ulaşmak için uygulanacak analitik / deneysel çözüm yöntemleri belirtilmelidir. Bu bölümde sunulan proje özelinde hangi teknik / bilimsel yaklaşımların ve bunlara ait aşamaların takip edileceği açıklanmalıdır. Proje süresince üzerinde durulacak parametreler, bu parametrelerin incelenmesi için kullanılacak yöntemler, araçlar, yapılacak ölçümler ve çıktılar açıklanmalıdır. Örneğin; yeni bir ürün geliştirme projesinde; tasarım için hangi yöntemler ve araçların kullanılacağı, tasarımın nasıl doğrulanacağı, ne gibi test ve hesaplamaların yapılacağı, varsa prototip ürünün performans değerlerinin nasıl ölçüleceği açıklanmalıdır. İş paketleri isimleri ya da her projede olabilecek standart / rutin çalışma yöntemleri tekrarlanmamalıdır

Proje Ar-Ge çalışmaları ve proje çıktısıyla ilgili tekniğin / teknolojinin bilinen durumu ile ilgili bilgi verilmelidir. Yalnızca ulusal ölçekte değil, uluslararası ölçekte de tekniğin / teknolojinin geldiği en son nokta ortaya konulmalıdır. Projenizin değerlendirmesinde, tekniğin / teknolojinin bilinen durumu ile projede hedeflenen teknik gelişim kıyaslanmaktadır. Ancak projede tekniğin / teknolojinin bilinen durumunu ileriye taşımanız bir zorunluluk değildir.

Projedeki Ar-Ge çalışmalarında faydalanacağınız / kullanacağınız / geliştireceğiniz teknikler ve teknolojiler sunulmalıdır. Belirtilen teknik ya da teknolojilere kuruluşunuzun özgün katkısının olup olmadığı açıklanmalıdır. Kuruluşunuzun özgün katkısının söz konusu olduğu Ar-Ge çalışmalarında ilgili personellerin adları verilmeli, kuruluşunuz dışından destek alınan konularda da ilgili kişi ya da kuruluşlar belirtilmelidir.

Projenin kuruluşunuz için belirsizlik ya da zorluk içeren kısımları ile, kuruluşunuzun yetkin olmadığı ve bu proje sırasında kazanacağı / geliştireceği kabiliyetler açıklanmalıdır. Desteklenen her projenin kuruluşunuzun rutin faaliyetlerini aşması, kuruluşunuzun bilgi birikimini ve Ar-Ge yeteneklerini artırıcı etkisi olması beklenmektedir.

“İş-Zaman Çubuk Grafiği”, projenin planlanan önemli adımlarını (İş Paketi) ve bu adımların zamanlamasını gösteren bir proje izleme aracıdır. MS-Project, MS-Excel, vb. yazılımlar kullanılarak bilgisayar ortamında hazırlanacak İş-Zaman Çubuk Grafiği bu alana eklenebilir.

Projenin kapsadığı faaliyetler, iş akışına uygun olarak iş paketlerine bölünmelidir. İş paketleri, projeye ilişkin performans değerlendirmesinde, projedeki gelişmenin ve giderlerin izlenmesinde esas teşkil etmektedir. Her bir iş paketi için iş paketinin adı, başlangıç ve bitiş tarihleri, iş paketinde gerçekleştirilmesi planlanan faaliyetler, kullanılacak yöntemler, incelenecek parametreler, özgün katkılar, deney, test ve analizler, ilgili iş paketinde elde edilecek proje ara çıktıları (kilometre taşları) ve başarı kriterleri, elde edilen çıktıların diğer iş paketleriyle ilişkisi açıklanmalıdır.

Proje yönetimi, bir projenin gereksinimlerini karşılamak için bilgi, beceri, araç ve tekniklerin tüm iş paketlerine uygulanmasıdır. Bu bölümde verilen bilgiler, kaynakların yeterliliğini, kaynakların etkin ve verimli bir biçimde kullanılacağını göstermelidir. Özellikle insan kaynağı niteliği, projenin gerçekleştirilebilirliğinde belirleyici olduğundan çok iyi planlanmalı ve açıklanmalıdır.

Projenin yürütülmesi sırasında karşılaşılması olası teknik, mali, idari ve hukuki risk ve tehditler öngörülmeli ve bunlara yönelik önleyici tedbirler açıklanmalıdır. Örneğin; yurtdışından malzeme tedariği esnasında yaşanabilecek gümrük problemleri, tasarım değişiklikleri sebebiyle oluşabilecek gecikmeler, proje personelinin işten ayrılması, vb.

Proje çıktısının ticarileşmesi aşamasında karşılaşılması olası risk ve tehditler öngörülmeli ve bunlara yönelik önleyici tedbirler açıklanmalıdır. Örneğin; proje çıktısının etik kurul onay belgesi gerektirmesi, yasal birtakım izinlerin alınma zorunluluğu, patent ve fikri mülkiyet hakları ile korunan benzer ürünler vb.

Proje çıktısının ticarileşmesi süresince tahmini satış adetleri ve kara geçiş noktası hesaplanarak belirtilmelidir.

Yazar: Enver NEHİR | Proje ve Teşvik Danışmanı

Editör: Melike YÖRÜK | İş Geliştirme Uzmanı